I.
Pengertian Manajemen dan Perangkat
Organisasi
Dalam hal manajemen menunjukkan kepada proses, maka James
A.F Stoner (1986) mengemukakan bahwa manajemen dapat diberi batasan sebagai
proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan
pengendalian, sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Kelima fungsi tersebut sebagai kunci keberhasilan suatu manajemen dapat pula
ditambahkan dua fungsi lain, yaitu : pengkomunikasian dan pemotivasian.
Menurut Undang-Undang No.12 tahun1967 tentang Pokok-Pokok
Perkoperasian pasal 19, alat perlengkapan organisasi koperasi terdiri dari
rapat anggota, pengurus, dan badan pemeriksa. Menurut Undang-Undang RI No.25
tahun 1992 pasal 21 tentang Perkoperasian dinyatakan bahwa perangkat organisasi
koperasi terdiri dari rapat anggota, pengurus dan pengawas. Jadi berdasarkan Undang-Undang
diatas pengelola dan manajer tidak dimasukkan dalam perangkat organisasi
koperasi. Hal ini dikarenakan adanya unsur demokrasi koperatif yang terkandung
dalam koperasi yaitu bahwa kendali dan tanggung jawab dari pengelola koeprasi
itu berada di tangan para anggotanya, sedangkan manajer bukan anggota koperasi.
Namun manajer mempengaruhi terhadap keberhasilan usaha, maka wajar jika manajer
sebagai salah satu komponen dari manajemen koperasi.
II.
Rapat Anggota
Rapat anggota merupakan suatu kesempatan bagi pengurus untuk
melaporkan kepada para anggota tentang kegiatan-kegiatan selama tahun yang lalu
dan menelaah rencana kerja tahun mendatang untuk meningkatkan usaha koperasi.
Rapat anggota diambil berdasarkan kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Dalam
rapat, anggota bebas mengemukakan pendapat, memberikan pandangan dan tanggapan
serta saran demi kemajuan usaha koperasi. Keputusan rapat anggota diambil
berdasarkan musyawarah untuk mencapai mufakat dan keputusan akan diambil suara
terbanyak apabila tidak tercapai mufakat. Satu anggota mempunyai satu suara dan
anggota yang tidak hadir tidak dapat diwakilkan oleh orang lain. Jadi
pemungutan suara dilakukan oleh anggota yang hadir. Anggota koperasi yang belum
memenuhi syarat keanggotaan (contohnya : belum melunasi simpanan pokok) boleh
hadir dalam rapat tetapi sebagai pendengar saja.
Menurut
Undang-Undang No.25 tahun 1992, rapat anggota menetapkan :
·
Anggaran dasar.
·
Kebijaksanaan umum di bidang organisasi, manajemen dan usaha
koperasi.
·
Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan
pengawas.
·
Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja
koperasi serta pengesahan laporan keuangan.
·
Pengesahan pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan
tugasnya.
·
Pembagian sisa hasil usaha.
·
Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi.
Rapat anggota diadakan paling sedikit 1 kali dalam setahun,
sehingga disebut Rapat Anggota Tahunan (RAT). Koperasi akan mengadakan Rapat
Anggota Luar Biasa (RALB) apabila anggota menilai bahwa pengurus telah
melakukan kegiatan yang bertentangan dengan kepentingan koperasi dan
menimbulkan kerugian terhadap koperasi serta dibutuhkannya keputusan segera
demi kepentingan bersama.
Kegiatan
dalam rapat anggota harus dicatat oleh sekretaris dan dibuatkan suatu notulen
rapat. Notulen itu ditanda tangani oleh ketua pengurus atau pimpinan sidang dan
sekretaris.
Notulen
rapat ini umumnya memuat :
·
Daftar hadir.
·
Tanggal dan tempat rapat diadakan.
·
Acara rapat.
·
Inti pembicaraan rapat.
·
Keputusan dan/atau kesimpulan yang diambil oleh rapat
anggota.
III.
Pengurus
Pengurus merupakan perangkat organisasi koperasi setingkat
dibawah rapat anggota. Pengurus mempunyai kewenangan untuk mewakili koperasi
sebagai badan hukum. Pengurus dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam
rapat anggota, untuk masa jabatan 5 tahun.
Berikut
merupakan syarat-syarat mengangkat pengurus anggota koperasi, diantaranya :
a). Mempunyai sifat jujur dan trampil
kerja.
b). Mampu dan cakap untuk mengambil
keputusan demi kepentingan organisasi.
c). Mampu bekerja sama dengan anggota
pengurus yang lain sebagai sebuah tim kerja dan mendukung keputusan yang
diambil dengan musyawarah untuk mufakat atau suara terbanyak.
d). Tidak memberi keistimewaan khusus
bagi diri sendiri, saudara dan kawan-kawannya.
e). Tidak memperbincangkan dengan pihak
luar persoalan yang sifatnya rahasia dengan pihak luar.
f). Mempunyai pikiran yang maju agar
dapat membantu mengembangkan koperasi.
g). Mempunyai pengetahuan dan pengalaman
tentang organisasi koperasi.
h). Menyediakan waktu untuk menghadiri
rapat pengurus.
Menurut Undang-Undang No.25 tahun
1992 pasal 30 ayat 1 menjelaskan tugas pengurus sebagai berikut :
·
Mengelola koperasinya dan usahanya.
·
Mengajukan rancangan rencana kerja serta rancangan rencana
anggaran pendapatan dan belanja koperasi.
·
Menyelenggarakan rapat anggota.
·
Mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban
pelaksanaan tugas.
·
Memelihara daftar buku anggota dan pengurus.
Sedangkan dalam pasal 30 ayat 2
menjelaskan bahwa wewenang pengurus sebagai berikut :
·
Mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan.
·
Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta
pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam anggaran dasar.
·
Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan
kemanfaatan koperasi dengan tanggung jawabnya dan keputusan rapat anggota.
Pengurus bertanggungjawab mengenai segala kegiatan
pengelolaan koperasi dan usahanya kepada rapat anggota atau rapat anggota luar
biasa. Dalam Undang-Undang No.25 tahun 1992 pasal 34 menjelaskan bahwa apabila
koperasi mengalami kerugian, pengurus, baik bersama-sama maupun sendiri
menanggung kerugian yang diderita koperasi karena tindakan yang dilakukan
dengan kesengajaan atau kelalaiannya. Apabila dilakukan dengan kesengajaan,
tidak menutup kemungkinan bagi penuntut umum untuk melakukan penuntutan.
Pada tingkat primer umumnya diisi oleh 4 orang. Sedangkan
pada tingkat sekunder, terutama pada tingkat induk bisa terdiri lebih dari 5
orang. Berdasarkan keputusan RAT tahun 1997, jabatan pengawas telah ditiadakan.
Untuk mengelola kegiatan operasionalnya, pengurus mengangkat 4 orang anggota
direksi, salah satunya direktur utama.
Susunan
pengurus terdiri dari :
Ø Ketua Umum
Ø Ketua I
Ø Ketua II
Ø Sekretaris I dan Sekretaris II
Ø Bendahara I dan Bendahara II
Ø Anggota Pengurus I, II dan III
Pengurus tersebut sehari-hari berada
di kantor dan memutar roda kegiatan pusat koperasi tersebut. Sesuai dengan
Undang-Undang No.25 tahun 1992 pasal 35 dinyatakan bahwa “setelah tahun
buku koperasi ditutup, paling lambat 1 bulan sebelum diselenggarakan rapat
anggota tahunan”. Pengurus menyusun laporan keuangan tahunan yang memuat
sekurang-kurangnya :
a.
Perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca akhir tahun
buku yang baru lampau dan diperhitungkan hasil usaha dari tahun yang
bersangkutan serta penjelasan atas dokumen tersebut.
b.
Keadaan dan usaha koperasi serta hasil usaha yang dapat
dicapai.
Laporan keuangan tahunan tersebut
ditandatangani oleh semua anggota pengurus. Bila salah satu anggota tidak
menandatangani laporan keuangan tahunan, maka harus memberikan alasan yang
jelas secara tertulis.
IV.
Pengawas
Pengawas koperasi merupakan perangkat organisasi koperasi
yang dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam rapat anggota. Pengawas
bertanggung jawab kepada rapat anggota. Syarat menjadi pengawas yaitu tidak
boleh merangkap jabatan sebagai pengurus, karena apabila terjadi rangkap
jabatan laporan hasil pengawasan diragukan obyektivitasnya.
Peranan
pengawasan yang dilakukan oleh pengawas sebagai berikut :
a.
Memberikan bimbingan kepada pengurus, karyawan, ke arah
keahlian dan ketrampilan.
b.
Mencegah pemborosan bahan, waktu, tenaga dan biaya agar
tercapai efisiensi perusahaan koperasi.
c.
Menilai hasil kerja dengan rencana yang sudah ditetapkan.
d.
Mencegah terjadinya penyelewengan.
e.
Menjaga tertib administrasi secara menyeluruh.
Dalam
Undang-Undang No.25 tahun 1992 pasal 39 ayat 1, menjelaskan bahwa tugas
pengawas adalah sebagai berikut :
a). Melakukan pengawasan terhadap
pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi.
b). Membuat laporan tertulis tentang
hasil pengawasan.
Sedangkan dalam Undang-Undang No.25
tahun 1992 pasal 39 ayat 2, menjelaskan bahwa wewenang pengawas sebagai berikut
:
a). Meneliti catatan yang ada pada
koperasi
b). Mendapatkan segala keterangan yang
diperlukan
Isi laporan pengawas paling tidak
harus memuat/menyangkut hal-hal berikut :
1.
Perkembangan usaha selama satu periode dan dibandingkan
dengan kondisi periode buku yang lalu. Dilengkapi dengan penjelasan tentang
sebab kemajuan atau kemunduran dari koperasi.
2.
Perkembangan keuangan,simpanan anggota maupun
pinjaman-pinjaman yang telah dilakukan.
3.
Perkembangan harta kekayaan perusahaan koperasi.
4.
Uraian tentang pelaksanaan keputusan-keputusan rapat anggota
beserta alasannya, jika ternyata ada keputusan yang belum dilaksanakan oleh
pengurus.
5.
Perkembangan hubungan kerja antara pengurus, karyawan dan
manajer/pengelola.
6.
Kesimpulan pemeriksaan dan saran untuk kemajuan koperasi.
Apabila laporan pengawas kepada rapat anggota tidak diterima
oleh pengurus koperasi, maka untuk menyelesaikannya pengurus tidak
diperkenankan mempengaruhi opini anggota pengawas. Pengurus berhak dan wajib
memberi keterangannya tersendiri kepada rapat anggota dan tembusannya diberikan
pengawas.
V.
Manajer
Pada dasarnya koperasi memerlukan seorang manajer untuk
menjalankan kegiatan usahanya. Peranan manajer dikaitkan dengan volume usaha,
modal, kerja, dan fasilitas yang diatur oleh pengurus. Bagi koperasi yang
sederhana pengurus sekaligus bertindak sebagai manajer, sedangkan bagi koperasi
yang besar perlu manajer sesuai dengan luas lingkup kegiatan dan struktur
organisasinya. Rencana pengangkatan manajer diajukan kepada rapat anggota untuk
mendapat persetujuan. Sedangkan pemilihan dang pengangkatan pengelola usaha
dilaksanakan oleh pengurus. Manajer harus pandai menggunakan dan memanfaatkan
sumber daya yang tersedia yang berada dibawah wewenangnya.
Berdasarkan
tingkatan atau ruang lingkup kegiatan manajer dibagi menjadi 3, antara lain :
1).
Manajemen Puncak
Manajemen puncak bertanggung jawab
langsung kepada pengurus. Dan bertanggung jawab atas manajemen bidang usaha
dari koperasi secara menyeluruh.
2).
Manajemen Menengah
Manajemen menengah ini memberi
pengarahan-pengarahan kegiatan kepada manajer bawahan. Jika manajer puncak memberik
kebijaksaan operasional dan pemecahan masalah lingkungan organisasi maka
manajer atau manajemen menengah bertanggung jawab terhadap implementasi
kebijaksanaan organisasi.
3).
Manajer Lini Pertama atau Bawahan
Manajer lini pertama ini bertanggung
jawab atas pekerjaan orang lain (bawahannya) dan memberikan pengarahan kepada
mereka.
Seorang manajer yang baik harus
memiliki kualifikasi sebagai berikut :
a.
Harus cakap dan memiliki technical skill, kemampuan
memecahkan maslaah sumber daya secara fisik.
b.
Memiliki executive skill, kemampuan memecahkan masalah yang
berkaitan dengan SDM.
c.
Harus kreatif, mampu menciptakan ide, metode atau cara baru
dalam pekerjaan sehingga lebih efektif dan efisien.
d.
Mempunyai pandangan jauh kedepan.
e.
Mempunyai jiwa kepemimpinan, sehingga dipatuhi oleh bawahan.
f.
Memiliki organizational skill sehingga mampu menjabarkan
kegiatan operasional.
g.
Mampu mengambil keputusan secara tepat dan cepat.
h.
Mampu bekerja sama dengan orang lain.
i.
Mampu memadukan dan mengakomodasi perbedaan pandangan dari
bawahan.
Sedangkan tugas dan wewenang manajer
, anatara lain :
·
Memimpin kegiatan usaha yang telah digariskan oleh pengurus.
·
Mengangkat atau memberhentikan karyawan koperasi atas kuasa
dan/atau persetujuan pengurus.
·
Membantu pengurus dalam menyusun anggaran belanja dan
pendapatan koperasi.
·
Melaporkan secara teratur kepada pengurus tentang
pelaksanaan tugas yang diberikan dan jika perlu dapat memberikan saran
perbaikan atau peningkatan usaha yang dilakukan.
·
Mempertanggungjawabkan mengenai pelaksanaan tugas kepada
pengurus koperasi.
VI.
Pendekatan Sistem Pada Koperasi
Menurut Draheim koperasi
mempunyai sifat ganda yaitu :
1.
Pendekatan Sosiologi : organisasi dari orang-orang dengan
unsur eksternal ekonomi dan sifat-sifat sosial.
2.
Pendekatan Neo Klasik : perusahaan biasa yang harus dikelola
sebagai layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar.
A. Interpretasi Dari Koperasi Sebagai
Sistem
Dalam koperasi terdapat Sosio
Technological yaitu kompleksitas dari perusahaan koperasi yang berarti sebagai
suatu sistem yang terdiri dari orang-orang dan alat-alat teknik. Sistem ini
menimbulkan terjadinya hubungan dengan lingkungan sehingga dapat dianggap
sebagai sistem terbuka dan ditujukan pada target serta dihadapkan dengan
kelangkaan sumber-sumber yang digunakan.
B. Comparative Combine
Semua pelaksanaan dalam keseluruhan
kompleks dan pengaruh eksternal, dipengaruhi oleh hubungan sistem, demikian
juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak cukup hanya melaksanakan
koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar
manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan manajemen perusahaan
koperasi dalam lapangan lain.
C. Tugas Usaha Pada Sistem Komunikasi
(BCS)
Sistem hubungan antara unit-unit
usaha anggota dengan koperasi yang berhubungan dengan pelaksanaan dari
perusahaan koperasi untuk unit usaha anggota mengenai beberapa tugas
perusahaan.
D. Sistem Komunikasi Antar Anggota
Hubungan antara orang-orang yang
berperan aktif dalam unit usaha anggota dengan koperasi yang berjalan. Sistem
komunikasi antar anggota ini meliputi pembentukan sistem target dalam koperasi
gabungan.
E. Sistem Informasi Manajemen Anggota
Manajemen memberikan informasi pada
anggota koperasi, informasi yang khusus untuk penganalisaan hubungan organisasi
dan pemecahan persoalan seoptimal mungkin.
Sumber
:
Muhammad
Firdaus dan Agus Edhi Susanto, 2002, Perkoperasian Sejarah,Teori dan
Praktek, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar